Gestion immobilière optimisée

Sentinelle est une suite logicielle conçue spécifiquement pour les professionnels de la gestion immobilière.

La suite Sentinelle est composée de trois modules interdépendants comme l’illustre le schéma ci-contre. Un module complémentaire de fonctions analytiques intégrées permet d’analyser la performance de votre fonction Gestion Immobilière. 

Sentinelle permet aux gestionnaires immobiliers de gérer efficacement l’entretien de leurs immeubles ainsi que les communications avec leurs locataires.
Avec Sentinelle, vos immeubles sont mieux entretenus, vos interventions sont optimisées et la satisfaction globale de vos locataires augmente.

 

 

Service à la clientèle

Le module Service à la clientèle facilite la gestion des demandes de services transmises par vos locataires

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Maintenance préventive

Le module Inspection et entretien préventif permet de prévenir les bris d’équipement et d’assurer un entretien adéquat de vos actifs immobiliers.

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Surveillance d'équipement

Le module Surveillance d’équipement permet un suivi automatisé de vos équipements critiques à l’aide de senseurs.

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Fonctions Analytiques Intégrées

Un module complémentaire de fonctions analytiques intégrées permet d’analyser la performance de votre fonction Gestion Immobilière.

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Module Service à la clientèle

Le module Service à la clientèle (SC) offre un portail unique pour vos locataires. Grâce à ce portail libre-service, les occupants de vos immeubles peuvent communiquer rapidement avec votre équipe technique et vos gestionnaires d’immeubles et signaler tout problème dès qu’il se produit. Ce portail est facilement accessible en tout temps à partir d’un ordinateur ou d’un appareil mobile.

Le portail de demandes de service permet aux locataires à la fois d’effectuer des demandes de service et de suivre leur progression.

Demandes claires, interventions efficace

L’interface intuitive du portail permet aux locataires de spécifier des demandes claires. Chaque demande est traitée automatiquement et acheminée à votre équipe technique qui prend le relai dans les minutes qui suivent. Tous les intervenants (locataire, technicien, gestionnaire) sont informés de la progression des demandes.

Votre processus de traitement des demandes de service devient extrêmement fluide et efficace.

Gain de productivité et locataires satisfaits

Le module Service à la Clientèle de Sentinelle vous permet d’être connecté directement sur les besoins de vos locataires. Avec ce module, vous faites des économies en simplifiant les communications et en évitant les appels téléphoniques superflus.

De plus, le module vous permet de recueillir des informations de grande valeur sur vos opérations. Les fonctions analytiques intégrées (voir ci-après) vous permettent de vous améliorer, d’optimiser vos opérations et par le fait même, d’améliorer la satisfaction de votre clientele.

 


Pour le locataire : une interface facile d’utilisation

Vos locataires souhaitent obtenir un service à la clientèle rapide, efficace et impeccable.

La création des demandes de service est facile et très conviviale. Le locataire passe à travers quelques étapes lui offrant des choix clairs pour créer sa demande. Il peut tout réviser avant la soumettre.

Une fois la demande envoyée, le locataire est automatiquement informé du progrès des travaux par courriel.

Lorsque le locataire se connecte sur le portail via son compte personnalisé, il peut voir toutes ses demandes actuelles et passées (voir image ci-dessous). Il voit le progrès des demandes en cours et peut consulter ses statistiques du mois.

Une fois les demandes complétées, le locataire peut donner son avis et démontrer son niveau de satisfaction.

 

 

Pour l’équipe technique : une communication efficace

Votre équipe technique a besoin d’outils pour optimiser son travail. Rien de mieux que des demandes claires et précises, reçues en temps réel, pour intervenir efficacement.

Lorsqu’une demande est créée par le locataire d’un immeuble, les techniciens rattachés à cet immeuble sont automatiquement notifiés sur leur appareil mobile. Dès lors, ils peuvent agir en signifiant qu’ils ont reçu la demande.

A l’aide simples boutons sur son appareil mobile, le technicien indique la progression du traitement de la demande : « travaux débutés », « travaux complétés », etc.

Pour les gestionnaires : une mine d’or d’information

Les gestionnaires immobiliers restent en contact direct avec les opérations en étant informés du progrès des demandes de service, et ce, en temps réel.

Le suivi détaillé de l’ensemble des demandes assure au gestionnaire que toutes les demandes facturables sont traitées adéquatement.

Les informations détaillées recueillies par le module sont d’une grande valeur pour les gestionnaires. En analysant les données statistiques sur les interventions et la satisfaction des locataires, le gestionnaire est à même de prendre les mesures qui s’imposent pour améliorer les processus de son service.

 

 

 

 

Une solution à votre image et adaptable à vos besoins

Le module Service à la Clientèle est hautement configurable. Dans un premier temps, il prend l’image de votre organisation, intègre votre logo et s’adapte à vos couleurs officielles.

Ensuite, son contenu est entièrement configurable. Vous pouvez spécifier:

  • vos propres types de demandes
  • votre propres étapes de création de demandes de service
  • votre propre cycle de vie de traitement des demandes et les notifications automatiques associées
  • des messages personnalisés transmis aux locataires.

 

Module Maintenance Préventive

Le module de Maintenance Préventive (MP) permet d’optimiser la fonction d’entretien des équipements des immeubles. Ce module permet aux gestionnaires immobiliers d’assurer la réalisation et le suivi des activités visant le remplacement, la révision, ou la réfection des équipements avant que ceux-ci n'entraînent des bris ou défaillances.

Vos activités de maintenance peuvent être soient planifiées à intervalle fixes (systématiques), soit exécutées à la demande suite à des inspections périodiques ou encore déclenchées en lien avec la surveillance automatisée.

Il est reconnu que dans bien des situations, la maintenance préventive est beaucoup moins coûteuse que la réparation des équipements lorsqu’ils brisent (maintenance corrective). Grâce au module de Maintenance Préventive, vous obtenez plusieurs avantages. En voici quelques- uns :

  • Diminuer la probabilité de défaillance de vos équipements, donc de vos coûts occasionnés par les bris.
  • Augmenter la durée de vie de vos équipements.
  • Réduire et régulariser la charge de travail de vos techniciens en optimisant l’ordonnancement des travaux.
  • Prévenir et aussi prévoir les interventions coûteuses de maintenance corrective
  • Diminuer le budget de maintenance et optimisation de vos coûts d’entretien.

Le module de Maintenance Préventive fonctionne en tandem avec le module de Service à la Clientèle. En utilisant les deux modules conjointement vous pouvez optimiser les déplacements de vos équipes techniques.

Module Surveillance d'équipements

Le module Surveillance d’Équipements (SE) utilise un ensemble de composantes d’automatisation et de senseurs pour vérifier automatiquement l’état de vos équipements critiques. Un ensemble de règles de surveillances permettent de déclencher des notifications spécifiques lorsque certaines situations se présentent (température trop élevée, vibrations excessives, etc.).

Lorsqu’une situation particulière se présente, selon le niveau de gravité, les bons intervenants sont notifiés.

 

Les équipements surveillés peuvent être entre autres :

  • Les systèmes de chauffage
  • La ventilation et la climatisation ;
  • L'alimentation électrique et l'alimentation de secours ;
  • La plomberie et les pompes ;
  • etc.

Module Analytique Intégré

Fonctions analytiques intégrées

Un module complémentaire de fonctions analytiques intégrées permet d’analyser la performance de votre fonction Gestion Immobilière. Ce module comprend un ensemble de tableaux de bords et de rapports qui vous donnent le portrait de la situation en un clin d’œil. Chaque information est ensuite actionnable pour une analyse plus poussée et détaillée favorisant un diagnostic clair des situations problématiques et une prise de décision rapide et efficace pour y remédier.

Le module analytique intégré vous permet, entre autres, de suivre la performance de votre service à la clientèle, de vos activités de maintenance préventive et de la surveillance d'équipements. Ce module vous permet de dégager un ensemble d’indicateurs de performance tels que les délais moyens d’intervention, les taux de fréquence des demandes par type et les niveaux de satisfaction de vos locataires.

Le module vous permet d’analyser vos données selon plusieurs axes:

  • par année, mois, jour de la semaine
  • par immeuble, suite et locataire
  • par gestionnaire
  • par technicien ou équipe technique
  • par type de demande
  • par localisation

Souplesse d’utilisation

Le module analytique de Sentinelle vient avec un ensemble de rapports et d’analyses prêts à l’utilisation.

Il offre aussi beaucoup de souplesse et vous permet de développer vos propres analyses et rapports.

Obtenez vos réponses rapidement

Grâce au module analytique, vous pouvez obtenir des réponses à des questions importantes comme par exemple:

  • Quels sont les types de demande les plus fréquents?
  • Quel équipement est plus susceptible de provoquer une demande de service? Est-ce que la tendance est à la hausse ou à la baisse?
  • Quels immeubles semblent occasionner le plus de demandes de service? Quel locataire transmet le plus de demandes?
  • Est-ce que mes locataires sont satisfaits des services reçus? Sinon dans quel immeuble sont-ils les moins satisfaits?
  • Quels sont les délais moyens d’intervention de l’équipe technique suite à la réception d’une demande?